Eisenbahnfreunde Regenstauf

Gunther Hocke (Vorsitzender)

Spindlhofstr. 1

93128 Regenstauf

 

Datenschutzordnung der Eisenbahnfreunde Regenstauf

1. Grundsätzliches

1.1. Gesetzliche Grundlagen

Im Verein werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt sowohl unter Verwendung von automatisierten Datenverarbeitungsanlagen als auch in manueller Dokumentation. Der Verein unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der ab 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).

1.2 Begriffsbestimmungen

 

Im weiteren Verlauf der Datenschutzordnung des Vereins wird der Begriff „Datennutzung“ als Sammelbegriff für das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogenen Daten verwendet.

1.3 Zulässigkeit der Datennutzung

Eine Datennutzung ist nur zulässig, sofern es eine Vorschrift des BDSG, der EU-DSGVO oder eine sonstige Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die grundsätzliche Zulässigkeit einer Datennutzung ergibt sich für den Verein aus § 28 (1) BDSG:

 

„Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig,

  1. wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist,
  2. soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt, oder
  3. wenn die Daten allgemein zugänglich sind oder die verantwortliche Stelle sie veröffentlichen dürfte, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung gegenüber dem berechtigten Interesse der verantwortlichen Stelle offensichtlich überwiegt.
    Bei der Erhebung personenbezogener Daten sind die Zwecke, für die die Daten verarbeitet oder genutzt werden sollen, konkret festzulegen.“

Weiter ergibt sich die Zulässigkeit der Datennutzung auch aus der EU-DSGVO, Artikel 6 Ziffer 1 (b)

 

Die Nutzung weiterer personenbezogener Daten, die über die notwendigen Daten zur Vertragserfüllung hinausgehen, ist nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig (§4 BDSG Ziffer „Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat.“

 

In der EU-DSGVO ist diesbezüglich Art. 6 Ziffer 1 (a) anzuwenden:

„1. Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn die nachstehende Bedingung erfüllt ist:
Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.

„Hierzu wird in einer datenschutzrechtlichen Belehrung dargestellt, welche Daten der Verein zu welchem Zweck erhebt, welche Angaben freiwillig sind, welche Nachteile dem Betroffenen durch Nichtangabe entstehen können und in welchem Umfang die erhobenen Daten durch Funktionsträger des Vereins oder zur Übermittlung an Dritte genutzt werden.

Die Einwilligung bedarf nach §4a Abs. 1 Satz 3 BDSG

„ … der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.“

Der Verein sieht es als besonderen Umstand an, dass die Verwaltung des Vereins sowie die Organisation von Terminen vorwiegend online erfolgen. Weiter finden Trainings des Vereins an mehreren Standorten statt, so dass schriftliche Erklärungen nur mit einer zeitlichen Verzögerung von der verantwortlichen Stelle verarbeitet werden können. Die Einwilligung in Textform durch ein Kontrollkästchen (Pflichtfeld) im Online-Formular stellt daher eine angemessene andere Form dar.

Nach Art. 7 (1) EU-DSGVO ist für eine Einwilligung keine besondere Form vorgeschrieben, sondern lediglich der Nachweis notwendig, dass die betroffene Person eingewilligt hat.

„Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.“

Einwilligungen für die Datennutzung durch den Verein können durch den Betroffenen (Vereinsmitglied) widerrufen werden.

Einwilligungen können auch durch Kinder und Jugendliche erfolgen, sofern sie in der Lage sind, die Konsequenzen der Verwendung ihrer Daten zu verstehen. Sofern eine derartige Verständnisfähigkeit zu verneinen ist, muss für die Datennutzung die Einwilligung eines Sorgeberechtigten erfolgen.

2. Erhebung personenbezogener Daten durch den Verein

2.1 Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder

 

Folgende Daten sind notwendige Daten zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder:

a) Name
b) Anschrift
c) Geburtsdatum
d) E-Mail-Adresse

e) Telefonnummer Festnetz und Mobil

f) Bankdaten nur bei Bankeinzug
 

Die notwendigen Daten nach Buchstaben a - b werden gleichzeitig Daten des Dachverbandes MOBA.
Sofern lediglich der Verein, nicht aber die einzelne Person Mitglied im Dachverband ist, werden notwendige Daten nach Buchstaben a - f nicht gleichzeitig Daten des Dachverbandes.
Angaben nach Buchstaben c - f werden in keinem Fall Daten eines anderen Verbandes.

Alle weiteren Daten, die vom Verein im Rahmen der Aufnahme als Mitglied, der Anmeldung zu Veranstaltungen oder sonstigen Datenerhebungen erfolgen, sind freiwillig. Hierauf wird bei Erhebung der Daten hingewiesen.

Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem:

Erklärungen zu Urheberrechten und Rechten am eigenen Bild, Kontodaten.

2.2 Erhebung von Daten Dritter

 

Der Verein erhebt Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Lieferanten, Gästen, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen.
Bei Gästen und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Veranstaltungen, welche letztlich dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verein notwendige und freiwillige Daten analog dem in Ziffer 2.1 beschriebenen Umfang und Verfahren.

2.3 Erhebung von Personaldaten der Beschäftigten des Vereins

 

Der Verein erhebt und nutzt personenbezogene Daten von Vorstandsmitgliedern, Jugendwart, Übungsleitern, Buchhaltern, Kassenprüfern sowie weiteren Funktionsträgern des Vereins, soweit diese Daten für die Verwirklichung der Vereinsziele, die Betreuung von Mitgliedern sowie die Verwaltung des Vereins notwendig sind.

2.4 Erhebung von Daten von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins

2.4.1 Datenerhebung zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Struktur

 

Der Verein erhebt und speichert im Rahmen eines Zugriffsprotokolls direkt beim Provider der Homepage die ungekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die URL, auf die zugegriffen wurde. Dies dient ausschließlich dazu, unberechtigte Zugriffe zu erkennen und durch geeignete Gegenmaßnahmen auszuschließen. Als unberechtigte Zugriffe werden insbesondere DDOS-Attacken, Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche sowie Versuche der Übermittlung von Spam über Kontaktformulare oder Gästebuch bewertet. Die Zugriffsprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Auswertung der erhobenen Daten findet nur statt, wenn sich anhand der Protokollierung ein Anfangsverdacht auf Versuch der missbräuchlichen Erlangung von personenbezogenen Daten ergibt.

2.4.2 Datenerhebung zur Reichweitenermittlung

 

Der Verein erhebt, speichert und übermittelt in Rahmen eines auf der Webseite implementierten Codes Zugriffe auf die Homepage an ein externes Unternehmen zur Datenerfassung und Auswertung, mit dem ein entsprechender Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen wurde. Hierbei wird die IP-Adresse gekürzt und anonymisiert, so dass es sich hierbei nicht mehr um personenbezogene Daten handelt. Betroffenen wird der entsprechende Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung auf Verlangen offengelegt. Die Erhebung dieser verkürzten Daten dient ausschließlich dem Zweck, die Reichweite der Homepage zu ermitteln und hieraus Schlüsse zur Verbesserung des Internetauftrittes zu ziehen. Gewonnene Daten werden statistisch verarbeitet. Da der Internetauftritt des Vereins wesentlicher Bestandteil der Mitgliederwerbung sowie der Einwerbung von Spenden für die Verwirklichung des Vereinszweckes ist, sieht der Verein insbesondere auch unter Verweis auf die datenschutzrechtliche Belehrung bei erstmaligem Aufruf der Seite, das „Opt-Out“ zur Abwahl der Datenerfassung und die Anonymisierung der IP-Adresse (und damit verbundenem Verlust der Personenbezogenheit) bereits vor Datenspeicherung keine Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes.

 

Daten des Zugriffsprotokolls des Providers (Schutz vor Datenmissbrauch) werden nicht mit Daten des Anbieters der Analyse des Nutzerverhaltens (Verbesserung der Benutzerempfindung) kombiniert.

2.5 Hinweispflicht

 

 

Bei der Erhebung personenbezogener Daten belehrt der Verein über die Zulässigkeit der Datennutzung nach Ziffer 1.3 dieser Datenschutzordnung.

3. Speicherung personenbezogener Daten

3.1 Technische und organisatorische Maßnahmen

 

Der Verein trifft Maßnahmen nach Stand der Technik, um die Sicherheit personenbezogener Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen sowie manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Hierzu gehören:

3.2 Datenverarbeitung im Auftrag

 

Der Verein schließt mit dem Betreiber des Servers, auf dem das Datenverarbeitungssystem des Vereins installiert sowie die Datenbank gespeichert wird, einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ab. Betroffene haben das Recht, den Inhalt des Vertrages einzusehen.

4. Nutzung von personenbezogenen Daten

4.1 Nutzung von Mitgliederdaten

 

Der Verein erhebt Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung.

4.2 Nutzung von Daten Dritter

 

Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Vereinsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der Verein Daten erhoben oder erhalten hat.

4.3 Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung

 

Der Verein nutzt die Daten seiner Vereinsmitglieder nur für Spendenaufrufe und Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins. Die Nutzung von Mitgliederdaten für die Werbung Dritter, beispielweisen Arbeitgebern oder Angehörigen von Vereinsmitgliedern erfolgt nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Mitglieder.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten und Übermittlung

5.1 Datenübermittlung an Vereinsmitglieder

 

Vereinsmitglieder haben, mit Ausnahme der Funktionsträger des Vereins, keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger sind, soweit die jeweils Betroffenen dem zustimmen.

5.2 Bekanntgabe zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Mitgliederrechte

 

Nach Vereinssatzung ist eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn ein Viertel der Mitglieder dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe beantragt.
Zur Wahrnehmung dieses Rechtes kann es erforderlich sein, die Kontaktdaten (postalische Anschrift) aller Vereinsmitglieder an den Initiator herauszugeben. Hierbei muss dieser jedoch versichern, die Kontaktdaten ausschließlich für den Zweck der Beantragung einer außerordentlichen Versammlung zu nutzen. Anstelle der Herausgabe der Kontaktdaten favorisiert der Verein die Veröffentlichung des Antrages durch Vereinsmedien und Rundschreiben durch den Verein.

5.3 Mitteilungen in Aushängen und Vereinspublikationen

 

Die Offenbarung personenbezogener Daten in Aushängen und Vereinspublikationen beschränkt sich auf die Bekanntgabe der dienstlichen Erreichbarkeiten von Funktionsträgern.

5.4 Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine

 

Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des eigenen Vereins oder des anderen Vereins zu verwirklichen, beispielsweise bei der Teilnahme von Vereinsmitgliedern an Veranstaltungen anderer Vereine. Im Rahmen der Mitgliedschaft des Vereins im MOBA werden notwendige personenbezogene Daten nach Ziffer 2.1 dieser Ordnung übermittelt zur Wahrung des Versicherungsschutzes für die Vereinsmitglieder sowie zur Erlangung von Zuwendungen zur Verwirklichung des Vereinszwecks.

5.5 Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken

 

Eine Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken findet nicht statt. Über Ausnahmen entscheidet die Mitgliederversammlung, beispielsweise im Rahmen einer Abstimmung über den Abschluss eines Gruppenversicherungsvertrages.

 

5.6 Veröffentlichungen im Internet

 

Im Internet (Homepage & soziale Netzwerke) wird von Funktionsträgern der Vor- und Zuname veröffentlicht. Zur Kommunikation mit Funktionsträgern wird ein Kontaktformular über eine vereinseigene Mailadresse bereitgestellt, dessen Inhalt über den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung an den jeweiligen Funktionsträger weitergeleitet wird. Weitergehende personenbezogene Daten der Funktionsträger werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Internet veröffentlicht.

Bei Teilnahme von Vereinsmitgliedern an öffentlichen Veranstaltungen werden die Namen der Teilnehmer bekanntgegeben. Die Veröffentlichung von Einzelfotos erfolgt nur, soweit das Vereinsmitglied dem ausdrücklich zustimmt. Eine entsprechende Abfrage erfolgt bereits mit dem Aufnahmeantrag. Jedem Vereinsmitglied steht das Recht zu, diese Erlaubnis zur Veröffentlichung für den Einzelfall oder insgesamt zu widerrufen.

 

Ausnahmen gelten für Gruppenfotos von Veranstaltungen unter Bezug auf das Grundsatzurteil des BGH vom 28.05.2013 (Az.: VI ZR 125/12):

5.7 Veröffentlichungen im Intranet

 

Innerhalb des Internetauftrittes des Vereins wird ein mittels Passwortes geschützter Zugangsbereich nur für Vereinsmitglieder eingerichtet zur Veröffentlichung von vereinsinternen Mitteilungen und Fotos.
Soweit an Veranstaltungen des Vereins Mitglieder anderer Vereine teilnehmen, erhalten diese einen auf die Veranstaltung begrenzten separaten Zugangsbereich.

5.8 personenbezogene Auskünfte an die Presse und andere Massenmedien

 

Pressemitteilungen und Auskünfte gehören zur normalen Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins. Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nur dann veröffentlicht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowieso öffentliche Veranstaltung handelt und schutzwürdige Interesse der Mitglieder dem nicht entgegenstehen.

5.9 Übermittlung für Zwecke der Wahlwerbung

 

Eine Datenübermittlung zum Zwecke der Wahlwerbung findet nicht statt.

5.10 Übermittlung an Gemeindeverwaltungen

 

Verlangen Gemeindeverwaltungen im Rahmen der Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung von Zuwendungen die Vorlage von Listen mit Namen der Betroffenen, ist der Verein zur Übermittlung entsprechender notwendiger Daten berechtigt.

5.11 Datenübermittlung an Arbeitgeber eines Mitgliedes und die Versicherung

 

Gegenüber Arbeitgebern verweist der Verein auf den Grundsatz der Datendirekterhebung bei seinem Mitarbeiter.
Anfragen einer Versicherung werden ausschließlich im Rahmen der Schadensabwicklung in notwendigem Umfang beantwortet. Vor Auskunftserteilung wird das Mitglied hierzu angehört.

5.12 Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten

 

Die Mitglieder des Vorstandes erhalten Vollzugriff auf die persönlichen Daten inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten. Alle Datenänderungen werden protokolliert.
Der Verantwortliche für die Buchführung erhält Zugriff die Adressdaten sowie die für die Beitragsberechnung erforderlichen Daten wie Zugehörigkeit zu bestimmten Beitragsrollen. Der Zugriff beinhaltet eine Schreibberechtigung für Daten zur Beitragszahlung.

6. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten

6.1 Umsetzung rechtlicher Vorgaben

 

Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach §35 BDSG bzw. Art. 16 und 17 EU-DSGVO.
Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind.


Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn:

Anstelle der Löschung sind personenbezogene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten. Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung.
Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Verein sind.

Personenbezogene Daten werden weiterhin gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.

Soweit gesperrte oder gelöschte personenbezogene Daten zu einem früheren Zeitpunkt nach Ziffer 5.6 dieser Ordnung veröffentlicht wurden, wird der Verein unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen treffen, auch Links zu den personenbezogenen Daten zu löschen (Recht auf Vergessen).

Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.

6.2 technische Beschreibung der Datenlöschung

 

Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank nach Ziffer 3 dieser Ordnung Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:

7. Organisatorisches

7.1 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

 

Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand kümmert sich daher selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch den Verein.

7.2 Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses

 

Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

7.3 schriftliche Regelung zum Datenschutz und Veröffentlichung

 

Die Grundzüge der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten werden durch diese Datenschutzordnung geregelt. Sie tritt durch Beschluss des Vorstandes in Kraft und ist den Vereinsmitgliedern per E-Mail bekannt zu geben.

7.4 Inkrafttreten

 

Vorstehende Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand der Eisenbahnfreunde Regenstauf am 20.02.2019 beschlossen und ist mit Veröffentlichung in Kraft getreten.

© Quellenangabe und Weiterverwendung

 

Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt unter Verwendung der Handreichungen des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg⇗ und individuell angepasst. Eine Weiternutzung durch Dritte ist ausdrücklich nur mit Verweis auf die Ursprungsquelle Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg⇗ und den Verein gestattet.

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